Contoh Draf Proposal Kegiatan Expo

INFORMASI UMUM

Pendahuluan :

Dalam rangka menyambut Kemerdekaan Republik Indonesia ke-64, Light Communication Service Event Management & Organizer akan menyelenggarakan kegiatan promosi investasi dan perdagangan dengan thema “Mega Shopping”.

Diharapkan melalui kegiatan ini dapat menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi, menumbuhkembangkan perekonomian di wilayah Papua serta menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor dan juga temu usaha antara pemerintah, pelaku bisnis dan masyarakat.

Maksud & Tujuan :

1. Memperkenalkan produk teknologi & informasi kepada masyarakat.
2. Menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi.
3. Membuka wawasan berpikir masyarakat Papua, khususnya para pengusaha dan investor di berbagai sektor teknologi & informasi.
4. Menumbuhkembangkan perekonomian para pengusaha dan pedagang di wilayah Papua.
5. Menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor.
6. Mempertemukan produsen, pedagang, investor dan pembeli pada satu tempat dan waktu yang bersamaan dalam pameran ini.
7. Diharapkan melalui pameran ini pemerintah menjadi lebih peduli dan mendukung serta memberikan fasilitas kepada para pengusaha, terutama putera daerah yang ada di Papua, khususnya di Jayapura

Tempat & Waktu Pelaksanaan :

Tempat	:	Gedung Olah Raga Cenderawasih Jayapura
Tanggal	:	1 s.d. 7 Agustus 2009
Waktu	:	Pkl. 09.00 s.d. 22.00 WIT

Profil Pengunjung :

1. Pejabat Pemerintah
2. Pengusaha, Profesional dan Eksekutif
3. Masyarakat pengguna produk - produk teknologi dan komoditi unggulan daerah berorientasi ekspor
4. Mahasiswa dan pelajar

Penyelenggara :

Light Communication Service - Event Management & Organizer

Jl. Percetakan Negara II No. 4 Lt. 2
Jayapura - Papua
Phone. 0967 550 647, 512 410 7
Fax. 0967 550 647
Web. http://www.lcs-eo.com
Email. support@lcs-eo.com, lcs_eo@yahoo.com

Rencana Anggaran Biaya :

A. VENUE SUPPORT

B. EVENT SUPPORT

C. PROMO SUPPORT

Total biaya yang di butuhkan sebesar Rp 518,535,000 (Lima Ratus Delapan Belas Juta Lima Ratus Tiga Puluh Lima Ribu Rupiah).

Promosi :

• Iklan Media Cetak (Harian Cenderawasih Pos)
• Iklan Media Elektronik (TOP TV, RRI Pro 1 FM, RRI Pro 2 FM, Radio ROCK FM)
• Website
• Baliho
• Spanduk
• Umbul-umbul
• Flyer
• Sticker

Paket Sponsor :

l	BALIHO, SPANDUK EVENT, UMBUL-UMBUL, BACKDROP, KORAN, FLYERS, TV				: PENCANTUMAN LOGO
l	RADIO				: PENYEBUTAN SPONSORSHIP
l	SPANDUK SPONSOR				: DIPASANG DI AREAL EVENT SESUAI
					: NILAI SPONSORSHIP

Layout Area Pameran :

A. AREA DALAM

B. AREA LUAR

Harga Stand :

Harga tersebut sudah termasuk fasilitas sebagai berikut :

• Sewa ruangan (7 hari)
• Partisi stand standar
• Listrik 450 watt
• Lampu TL 1 buah
• Stop kontak

Fasilitas :

• Free hot spot untuk pengunjung & peserta pameran
• Medical Room
• Kantor pengelola (EO) sebagai pusat informasi
• Air bersih
• Listrik
• Cleaning service
• Security/ pengamanan
• Area parkir
• Name tag Panitia & Peserta

Kegiatan :

• Pameran
• Live Music
• Presentasi produk oleh peserta pameran
• Kuis
• Pembagian souvenir
• Modern Dance Competition

Pendaftaran :

Pendaftaran peserta dilakukan dengan mengisi dan menandatangani formulir kepesertaan dan mengirimkan kembali ke sekretariat :

Light Communication Service
Event Management & Organizer ( LCS – EO )

d/a. Jl. Percetakan Negara II No. 4 Lt. 2
Jayapura - Papua
Telp. (+62967) 550 642, 512 410 7
Fax. (+62967) 550 642
lcs_eo@yahoo.com, reinaldi@lcs-eo.com, joyce@lcs-eo.com
Contact Person. Budi | 0813.5557.9171

• Formulir kepesertaan dapat disetujui oleh Panitia Penyelenggara apabila telah memenuhi syarat pembayaran yang telah ditentukan.
• Pendaftaran ditutup pada tanggal 25 Juli 2009 atau pada saat stand telah habis terjual.
• Technical Meeting akan dilaksanakan 2 (dua) minggu sebelum pembukaan pameran.
• Undangan akan dikirimkan kepada peserta.

Sistem Pembayaran :

1. Booking fee sebesar 50% dari harga stand, untuk menentukan kavling/ area yang akan diambil.
2. Pembayaran Pelunasan dilaksanakan pada saat penyerahan formulir kepesertaan, yaitu 1 (satu) minggu sebelum tanggal pelaksanaan.
3. Stand yang dipilih peserta dinyatakan resmi apabila Bukti Pembayaran Pelunasan telah diterima oleh Peserta.
4. Pembayaran pelunasan sudah harus diselesaikan minimal 1 (satu) minggu sebelum tanggal pelaksanaan.
5. Booking Fee (Pemesanan Tempat) dan Pelunasan Pembayaran dapat dilakukan di Sekretariat Panitia Penyelenggara dengan alamat :
   
   Jl. Percetakan Negara II No. 4 Lt. 2 Jayapura - Papua, Telp. (+62967) 550 642, 512 41 07, Fax. (+62967) 550 642, HP. 0813.5557.9171 atas nama Budi atau melalui Rekening Bank Central Asia (BCA) Cabang Jayapura dengan No. Rekening 814.01.21488 a.n. CV. LENTERA CAHAYA SENTOSA dan 814.01.08554 a.n. REINALDI NATANIEL WARERE. (catatan: membawa bukti setoran bank/ ATM pada saat melakukan pendaftaran).
6. Apabila Peserta belum membayar Pelunasan Pembayaran hingga batas tanggal yang telah ditetapkan (1 minggu sebelum tanggal pelaksanaan), maka Panitia Penyelenggara berhak menjual stand/ tempat tersebut kepada pihak lain, dengan atau tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, dan uang pemesanan tempat tersebut tidak dapat diminta kembali.

Keamanan & Ketertiban :

1. Keamanan di dalam stand menjadi tanggung jawab sepenuhnya pihak peserta terhadap barang - barang yang dipamerkan.
2. Keamanan di dalam dan di luar gedung menjadi tanggung jawab sepenuhnya pihak penyelenggara dengan menugaskan tenaga - tenaga keamanan selama kegiatan pameran berlangsung maupun setelah pameran ditutup.
3. Dianjurkan agar barang - barang berharga disimpan di tempat yang aman setelah pameran ditutup.
4. Panitia tidak akan bertanggung jawab terhadap pencurian, kehilangan, kebakaran dan kerusakan yang timbul dalam suatu kecelakaan yang disebabkan kelalaian peserta pameran.

Peraturan :

1. Pameran berlangsung pada tanggal 1 s.d. 7 Agustus 2009 dimulai pukul 09.00 – 22.00 WIT.
2. Selama Pameran berlangsung setiap peserta wajib berpakaian rapi dan sopan (harus kemeja/ blus berkerah) dan menggunakan sepatu serta tidak diperkenankan menggunakan kaos oblong dan sandal selama berada di dalam areal pameran.
3. Setiap peserta wajib mengenakan ID card /badge saat berada di area pameran berlangsung (outdoor maupun indoor). ID card/badge diberikan pada hari pertama pada saat pelaksanaan/ pembukaan pameran yaitu tanggal 1 Agustus 2009.
4. Setiap stand wajib memiliki seorang Koordinator Stand yang nantinya bertanggung jawab dan yang akan berkoordinasi langsung dengan pihak Event Organizer.
5. Form Serah Terima Barang ditandatangani pada saat LOADING IN setiap hari pameran pada saat pameran ditutup pukul 22.00 WIT. Form ditandatangani oleh Koordinator Stand.
6. Setiap hari stand pameran wajib dibuka.
7. Setiap bentuk promosi dalam bentuk flyer atau brosur, pemberian gimmick, pemberian souvenir maupun games atau quiz yang akan dilakukan oleh peserta pameran per stand wajib melaporkan terlebih dahulu kepada pihak Event Organizer (koordinator lapangan yang akan berkeliling) melalui koordinator stand masing-masing.
8. Pembagian brosur/ flyer harus dilakukan pada koridor atau area masing-masing stand. Dilarang membagikan brosur pada pintu masuk pameran, lapangan parkir, dan area pameran outdoor (luar) tanpa seizin dan sepengetahuan pihak Event Organizer.
9. Pelaku yang melakukan pelanggaran pada point ke-8 (delapan) diatas akan dikenakan sanksi administratif.

Lain-lain :

Penundaan kepesertaan dapat dilakukan kepada peserta yang menyimpang dari ketentuan yang telah dikeluarkan secara resmi oleh panitia dan resiko serta tanggung jawab dipikul sendiri oleh peserta bersangkutan.

1. Dalam keadaan force majeure, yang dapat mengakibatkan tertundanya atau batalnya pelaksanaan pameran, maka semua pihak tidak berhak atas ganti rugi, namun pengembalian seluruh jumlah pembayaran dapat dilakukan panitia seandainya pameran dibatalkan.
2. Apabila dalam pelaksanaan pameran terjadi suatu sengketa sedapat mungkin diselesaikan secara musyawarah. Bila tidak tercapai mufakat, maka akan diselesaikan di Pengadilan Negeri Jayapura.

Contoh Kegiatan Expo dari http://www.lcs-eo.com